【工作动态】――集团开展第二阶段合同管理专项工作巡回检查

集团开展第二阶段合同管理专项工作巡回检查

为科学规范合同档案统一管理，集团法务部根据《山西成功投资集团有限公司合同管理办法的通知》要求于10月21日对所辖的联盛、汽车、煤炭、通航等十个单位进行了第二阶段合同管理专项工作检查。

       合同管理是集团法律风险防范机制建设的重要环节,同样是集团法律事务工作的重点。近年来，集团加大了合同管理的力度，科学规范，统一标准，不断健全合同档案制度，不断完善合同审核程序，使合同管理整体水平明显提升。尤其是合同文本、合同用章的进一步规范，逐渐形成了集团合同管理的统一模式，有效地减少和规避了法律风险。今年以来，集团法务部收集整理了各单位《合同管理办法》，规范合同撰写，强化合同审核把关；开展了合同编号管理培训，加大各单位、子分公司、事业部合同管理员的选配，严格把控“初始关口”，每周召开法务例会进行交流，对合同管理情况详尽汇总，相应建立了合同管理工作平台交流机制，使合同档案工作科学规范，合同管理标准统一。目前，各单位高度重视合同档案管理，相应配备了兼职的合同管理员，并能依据《合同管理办法》规范管理，严格审核合同流程，使用合同文本、合同用章合规合法，建立了较为科学的合同台账、档案，营造了依法治企、合规经营的文化氛围，合同管理工作成效明显。

此次检查有三个特点：一是合同防范意识增强。合同不仅要“管”，更重要的是如何“理”。今年以来，集团法务部就合同档案管理工作进行了细分，在集团范围内开展了合同法律风险防范教育和合同档案管理培训工作，各单位领导高度重视，按照具体工作要求专门配置了合同档案管理兼职人员，统一整理合同档案和“一案一卷”归档工作，特别是在合同整理、建档过程中，专门对各单位合同管理员进行了合同编号培训，并将编号流程纳入了合同审批流程，进一步增强了合同法律风险防范意识。二是合同文本科学规范。为更好地规范和科学管理合同，集团法务部对各单位提交合同管理办法文本进行了审定，使得合同文本的撰写和初审水平有了明显的改观，不仅在形式上实现了合同结构体系清晰、条款要素完备、整体思维严谨、语言表达精确、版面美观大方，而且还凸显了合同主体合格性、合同内容合法性、合同条款实用性、权利义务明确性、交易需求满足性等实质内容，文本格式更加科学规范。三是公章使用更加规范。各单位严格执行集团合同用章审批制度，确定了合同用章审批流程，首先由集团审计监察部签发审批单，其次再由律师审核通过，然后经集团资产财务部、法务部分别签字，严格按照规章制度使用集团专用章、财务专用章、发票专用章和部门公章，迄今未发生一起因公章使用不规范而引起的重大法律纠纷。

此次检查同时也发现合同台账及档案存在标的不明、履约不清、内容不全、风险未评估等问题。为进一步加强合同档案管理，提高现代化合同档案管理标准，实现合同电子化、信息化、制度化管理模式。各单位要进一步认真核对审查存在的问题，确保合同台账、文档管理、合同查询、及时提醒、履约监督、合同诉讼、合同终止、合同归档等环节万无一失。集团上下继续强化合同档案规范化管理，进一步提高合同统一管理意识，加强合同档案基础管理，确保合同台账、文档管理、合同查询、及时提醒、履约监督、合同诉讼、合同终止、合同归档等环节不出差漏，助力集团经营健康发展。